Vállalatoknak

Digitális számlamenedzsment egyszerűen

Charlie-India Invoice HUB egyedi ERP kapcsolattal rendelkező vállalatoknak

Digitális számlamenedzsmenttel a számlakezelési költségek a papír alapú számlakezeléshez képest 60-80%-kal csökkenthetők.

  • közepes és nagyvállalatoknak
  • teljes körű megoldás a szállítói számlák digitális kezelésére – legyen az papír, pdf vagy e-számla
  • kimenő API alapú számlázás
  • nagyvállalati szintű biztonság
  • számlaarchívum

Funkcionalitás

Számlabefogadás

Online számlázás

Számlaarchívum

  • Egyablakos számlabefogadás elektronikus, papír és pdf számlák esetében 
  • ERP-be továbbítható számlaadatok
  • NAV API alapján szállítói számlaadatok rögzítése 
  • Egyszerű API kapcsolat az ERP-vel 
  • Elektronikus számlaküldés vevőinek 
  • Számlaküldés banki rendszerekbe (OTP eBIZ, Budapest Bank) 
  • NAV online adatkapcsolat 
  • Vevő és szállítói számlák digitális archiválása 
  • Megoldást ad a papír és elektronikus számlák digitális archiválására 

Ajánlataink


IngyenesInvoice HUB SInvoice HUB MInvoice HUB XL
0 Ft299.000 Ft+ÁFA/év599.000 Ft+ÁFA/évegyedi ajánlat
Belépő számlabefogadási ingyenes csomag azoknak, akik nem igénylik a folyamatos adatkapcsolatot az ERP-jükkelAlap csomag azon vállalatok részére, akik szeretnék automatizálni számlabefogadási folyamatukat, és/vagy a kimenő elektronikus számlázás nem megoldott.
Egyedi rendszer kapcsolatok kialakítása lehetőséges.
Azon vállalatok igényeit kielégítő csomag, ahol a bejövő számlák jóváhagyása több személy által történik.

+az S csomag teljes funkcionalitása    
Testre szabott ajánlatot adunk egyedi igényeire

E-számla befogadás, számlabefogadás digitálisan 

Mit kezdjünk a hozzánk érkező elektronikus számlával? 

Sok vállalat esetén visszatartó erő az elektronikus számlák befogadásában, hogy az elektronikus számlák digitális feldolgozása és archiválása még nem megoldott, illetve a kapott elektronikus számlák aránya alacsony:  

  • az elektronikus számlák feldolgozása is papír alapon működik, mert nem tudják kezelni a különböző elektronikus számlaformátumokat 
  • a papír alapú számlák feldolgozását nem tudják digitalizálni 
  • a számlaadatok és a számlakép „külön életet él”
  • a digitális archiválásnak nincsenek meg az informatikai és folyamatszabályozási feltételei. 

Az Invoice HUB hatékony és egyszerű egycsatornás számlafeldolgozás, mindenfajta számlára 

Az Invoice HUB -bal a fent felsorolt problémák kezelésére kínálunk hatékony eszközt és megoldást, úgy hogy minden típusú (e-számla, papír, pdf számla) számla feldolgozását a lehető legnagyobb mértékben automatizáljuk. 

Egycsatornás számlabefogadás 

Az Invoice HUB segítségével a bejövő számlák egy csatornába terelhetők, amivel a számlabefogadási folyamat nagymértékben egyszerűsödik: az összes számla egy dedikált e-mail címre (inbox) érkezik meg, ahol a számlák rendszerbe történő befogadása vagy elutasítása történik meg. 

Ennek abból a szempontból van jelentősége, hogy a számlaadatok nem kerülnek be a könyvelési rendszerbe addig, amíg a formai validáció és jóváhagyás nem történik meg, vagy a rendelés-szám alapján nem történik ellenőrzés. Ezzel a hibás számlák aránya és ezek kezelésére fordított idő minimalizálható. 

Elektronikus számlák digitális feldolgozása 

  • Az Invoice HUB megoldást kínál az elektronikus számlák digitális feldolgozására: a magyarországi legelterjedtebb számlázókból érkező (pl. számlázz.hu, Billingo, OTP eBIZ, vagy más NAV xml-t tartalmazó) számla esetén a megoldás tétel szinten előtölti a számla-adatok rögzítésére szolgáló űrlapot. Ebben az esetben csak ellenőrizni kell a kinyert számla adatokat, majd egy kattintással jóváhagyni ezeket.  
  • Amennyiben jelentős számú elektronikus számla érkezik egy szállítótól, de az nem a NAV xml-t ad (pl. külföldi szállító), úgy lehetőség van ezen egyedi számlaformátumok konvertálására plusz szolgáltatás keretében. 

Papír és adatot nem tartalmazó pdf számlák digitális feldolgozása 

A NAV adatszolgáltatás új API-ja lehetővé teszi, hogy a vállalkozás a szállítói számlák adatait lekérdezze a NAV-tól automatikusan. 2020. július 1-től ez az összes számlára kiterjed (minden, belföldi adóalany (vállalkozás) felé kiállított számlát érint), tehát a szállítói számlák adatbevitelénél a pdf és papír alapú számlák adatai is rendelkezésre állnak a TERMÉK használatával. 

Amennyiben belföldi xml-t nem tartalmazó pdf vagy papír számlát kell befogadni, a számla számának megadásával a számla teljes NAV-hoz beküldött adattartalma előtöltődik az űrlapon. 

Teljes számlalista adatokkal és számlaképpel együtt 

Az Invoice HUB segítségével könnyen áttekinthető a bejövő számlák listája, a számlák kereshetők egyszerű vagy összetett kereséssel (számla száma, számla azonosítója, partner és dátum vagy fizetettségi állapot szerint). 

Az egyes számlák tekintetében az Invoice HUB megmutatja a legfontosabb számlaadatokat (pl. számla száma, számla azonosítója, partner és dátum vagy fizetettségi állapot) a lista nézetben. A számlához kapcsolódó teljes adattartalom és a számlakép a lista nézetben a számlára kattintva érhető el. A számlához megjegyzést lehet fűzni a munkatársak vagy könyvelő számára. 

ERP integráció 

A számlaadatok bevitelével/jóváhagyásával az összes számlaadat automatikusan bekerül az ERP rendszerbe egy API hívás implementálásával és az adatok ERP szerinti adatigényére való konvertálásával, nincs szükség további adatbevitelre. Az ERP integrációhoz szükséges API hívásokat és dokumentációt kérésére rendelkezésre bocsájtjuk. 

Elektronikus számlaküldés 

Az Ön által használt ERP rendszer(ek) részére egy API réteget biztosítunk, amely lehetővé teszi, hogy a kiállított számlák adatait, számlaképét (PDF formátumban), és az elektronikus kézbesítés címzettjeit átadhassák az Invoice HUB rendszerbe. Az ERP integrációhoz szükséges API hívásokat és dokumentációt kérésére rendelkezésre bocsájtjuk. 

Amennyiben a cég által használt ERP nem biztosít lehetőséget a pdf formátum előállítására, abban az esetben az Invoice HUB is képes a számlakép generálására. 

Az adatok fogadását követően az Invoice HUB elvégzi azok validációját, áttranszformálja a kapott számla adatokat a nemzetközi szabványként is elfogadott UBL 2.1-es számlaformátumba, majd átadja azokat a hitelesítő rendszer számára, amely elvégzi a pdf állomány elektronikus aláírását és időbélyegzését. 

Ezt követően az API paraméterként átadott e-mail címekre továbbítja a rendszer az elkészült elektronikus számlákat és azok metaadatait is. Amennyiben a címzett a rendszer felhasználója, a számla a befogadói fiókjába kerül, míg külső felhasználó esetén egy konfigurálható e-mail szöveggel ellátott üzenetet kap a hitelesített számlakép csatolásával. 

Az e-számla kibocsátásához tartoznak azok az adminisztrátori nézetek, logok, amelyek segítenek a rendszer teljes körű üzemeltetésében, valamint azok a felhasználói interfészek, amelyek az alap üzleti igények kiszolgálására készültek. 

NAV online adatkapcsolat 

A NAV online adatkapcsolat biztosított a rendszerben, opcionálisan igénybe vehető, akár külön szolgáltatásként is.  

Digitális archívum 

Az Invoice HUB része a digitális archívum, amely teljes körű megoldást ad mind az elektronikus, mind a papír számlák digitális archiválására. A digitális archívum műszakilag eleget tesz az archiválásra vonatkozó jogszabályoknak a cég által készített belső szabályozásokkal együtt. 

A számla befogadás során az elektronikus aláírást ellenőrizzük, ennek eredményét a felhasználó számára megjelenítjük. Az ellenőrzésnek köszönhetően a rendszer képes lesz automatikusan eldönteni, hogy az archívumba helyezés során szükséges-e elektronikusan aláírni és időbélyegezni az adott dokumentumot, vagy változatlan formában kerülhet az archívumba.  

A számla befogadásával a számla adatok és a számla kép a felhasználó által megadott archív tárba kerül. 

Az archívumban a bejövő számlák listája az archiválásra vonatkozó fontosabb információkat jeleníti meg (mikor került archiválásra a dokumentum, ki által lett aláírva, mi az archiválás státusza, felül van e hitelesítve, stb.). Az archivált számlák adatait és képeit az Invoice HUB felületén meg lehet tekinteni. A számlák listázása és kereshetősége egyszerű és gyors. 

Schedule an appointment

Schedule an appointment with us when we can show you our demo.
Fill in the form below and we’ll get back to you.

Let’s talk →